Nhắc đến tổ chức sự kiện, hẳn là nhiều người sẽ cảm thấy cực kỳ căng thẳng vì hàng loạt các bước chuẩn bị cho một sự kiện, hàng loạt những con người cần phải gặp gỡ. Cùng tìm hiểu xem chúng ta có thể những bí kíp gì giúp bạn tổ chức thành công một sự kiện dù nhỏ hay lớn nhé:
Tham khảo các sự kiện được thực hiện bởi Bliss Events Việt Nam: CLICK HERE
Những bí kíp tổ chức sự kiện thành công
1. Chuẩn bị tổ chức sự kiện từ sớm
Chuẩn bị sớm cho mọi thứ không bao giờ là chuyện thừa thãi cả. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện lớn, có đông người tham gia, hãy lên kế hoạch từ 4 đến 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Nếu đó là một sự kiện quy mô nhỏ hơn, hãy chuẩn bị trước ít nhất 1 tháng để sự kiện diễn ra thuận lợi.Chắc chắn là chẳng ai lại muốn đến ngày diễn ra sự kiện mà còn phải ký kết các loại hợp đồng, giấy tờ thanh toán cả, thế nên hãy đảm bảo rằng mọi thủ tục phải được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra ít nhất là 1 – 2 tuần.
2. Biết cách đàm phán, thương lượng
Trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện, chi phí thực tế thường sẽ vượt quá dự toán ban đầu của bạn hoặc thậm chí có những khoản chi ngoài kế hoạch nữa. Bạn nên tập cách đàm phán với những đơn vị cung cấp dịch vụ cho sự kiện của bạn, ví dụ như thương lượng với bên cung cấp hoa trang trí để giảm khoảng 5-10% chi phí niêm yết của họ. Bên cạnh đó, ghi nhớ rằng bạn nên tạo ra một tình huống đôi bên cùng có lợi để giữ mối quan hệ về sau này nữa.
3. Phải mềm dẻo, linh hoạt
Bạn cần phải đổi địa điểm tổ chức vì thời tiết hiện tại thường xuyên có mưa bất chợt mà sân khấu lại ở ngoài trời? Hay có thể phía đối tác về dàn âm thanh đột nhiên phá sản, ngừng kinh doanh? Cuộc sống này đầy rẫy những sự việc khó lường trước như thế, nên bạn cần linh hoạt, chủ động để có thể ứng đối với những tình huống bất ngờ trong lúc chuẩn bị tổ chức sự kiện.
4. Phân chia công việc rõ ràng
Nếu sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức có nhiều khâu, nhiều công đoạn khác nhau (phát giấy mời, chuẩn bị phương tiện đi lại, chuẩn bị tiệc rượu, v.v.), hãy phân chia công việc cụ thể và rõ ràng cho từng người. Khi được giao một nhiệm vụ cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm hơn và hiểu rõ chi tiết về công việc đó hơn.
5. Lập một nơi để chia sẻ tiến độ công việc
Bạn không nhất thiết phải gom hết mọi người đến phòng làm việc của bạn để báo cáo tiến độ chuẩn bị cho sự kiện. Hãy lập một thư mục online chung hoặc một nhóm trên mạng xã hội để đội, nhóm của bạn biết được người phụ trách công việc cụ thể nào đó, hoặc biết cách thức liên lạc với bên đối tác của bạn. Mọi người cũng có thể thảo luận nếu có điểm khúc mắc trong lúc chuẩn bị cho sự kiện.
Bạn không nên lập ra một kế hoạch duy nhất và mong chờ rằng kế hoạch này sẽ thuận lợi, trơn tru từ đầu đến cuối. Như đã đề cập bên trên, trong quá trình tổ chức sự kiện chúng ta có thể sẽ gặp hàng loạt những chuyện bất ngờ, làm gián đoạn công tác chuẩn bị. Hãy tự đặt câu hỏi “Nếu cách này không được thì có thể có cách nào khác thay thế?” ngay từ đầu và lập ra kế hoạch phụ để tiết kiệm thời gian nếu bạn không may vướng phải những tình huống “từ trên trời rơi xuống” đó.
7. Diễn tập chương trình một lần
Khi sự kiện của bạn đã dần thành hình, hãy diễn tập chương trình trước ngày diễn ra sự kiện khoảng 1-2 tuần. Giống như một diễn giả phải tập nói bài thuyết trình một mình trước khi thuyết giảng trước khán giả, hãy chạy thử chương trình với đội, nhóm của bạn. Bước diễn tập này là cần thiết để bạn quan sát xem có điểm gì dư thừa hoặc thiếu hụt trong toàn bộ chương trình hay không. Tốt nhất là bạn nên diễn tập ngay tại địa điểm tổ chức sự kiện.
8. Chụp hình sự kiện và đăng tải
Cho dù bạn tổ chức một sự kiện nhỏ hay lớn, hãy nhớ lưu giữ lại những khoảnh khắc lúc diễn ra sự kiện qua những tấm ảnh. Những tấm ảnh này vừa là minh chứng cho một sự kiện được tổ chức thành công, vừa là cách giúp bạn nhìn lại sự kiện do chính tay mình “nhào nặn” thành hình. Hãy nhớ chụp những tấm hình toàn cảnh sự kiện hoặc khung cảnh các khách mời đang hòa mình vào không khí của sự kiện nhé.
9. Linh hoạt sử dụng mạng xã hội
Mạng xã hội là một nơi giúp bạn quảng bá hình ảnh bản thân và tiến đến gần với mọi người hơn. Trước khi sự kiện diễn ra, hãy đăng tải thông tin về sự kiện qua mạng xã hội, kêu gọi mọi người chia sẻ thông tin hoặc tag bạn bè vào các bài đăng về sự kiện của bạn. Trong và sau sự kiện, hãy chia sẻ hình ảnh hay thậm chí chiếu trực tiếp để mọi người cảm nhận được không khí của sự kiện hôm đó.
10. Giữ liên kết ngay cả khi đã tổ chức sự kiện thành công
Nhiều nhà tổ chức thường có xu hướng muốn nghỉ ngơi ngay sau những tháng ngày vất vả chuẩn bị cho sự kiện. Nhưng có thể họ không biết rằng sau khi sự kiện diễn ra, chúng ta vẫn có thể chủ động gửi thư cảm ơn tới các bên tham gia, từ đó tạo dựng niềm tin và mối liên kết giữa người tổ chức với các đơn vị cộng tác cũng như với khách mời tham dự.
Nếu đã nắm bắt được những bí kíp như trên mà bạn vẫn cảm thấy tổ chức sự kiện là một công việc cực kỳ khó khăn và làm bạn căng thẳng hết mức, vậy tại sao không thử giao phó cho một đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện nhỉ?
Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh
Bliss Events Việt Nam là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên tư vấn và tổ chức tiệc cưới cũng như tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Bliss luôn đề cao tính thẩm mỹ và sáng tạo cũng như luôn coi trải nghiệm khách hàng như một tiêu chí hàng đầu. Bên cạnh đó, Bliss cũng cộng tác với rất nhiều đối tác uy tín như InterContinental SaiGon, Gem Center, VietcomBank, v.v.Với những gói dịch vụ đa dạng, Bliss sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm độc đáo, mới mẻ, thỏa mãn yêu cầu của chính khách hàng. Hãy liên hệ ngay với Bliss Events Việt Nam để được tư vấn và lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu tổ chức sự kiện và tiệc cưới của riêng bạn nhé!
