Trong nhiều năm gần đây, nhu cầu tổ chức sự kiện cao cấp với quy mô lớn và đậm chất chuyên nghiệp đang ngày càng tăng cao. Để tổ chức sự kiện cao cấp, người tổ chức phải thực hiện công tác chuẩn bị thật sự kỹ lưỡng. Hãy cùng tìm hiểu các bước chi tiết trong việc tổ chức sự kiện cao cấp cùng Bliss Weddings & Events Việt Nam ngay sau đây:
Các bước chi tiết để tổ chức sự kiện cao cấp
Nhìn chung, dù là sự kiện kỷ niệm, sự kiện cuối năm hay đơn giản là một buổi hội thảo đều phải có những bước kế hoạch như sau:
I. Quá trình chuẩn bị
1. Mục đích của sự kiện
Mỗi ban tổ chức đều sẽ mong muốn thể hiện một mục đích khác nhau thông qua sự kiện của mình. Khi đã định hình được mục đích chúng ta mới lên kế hoạch cụ thể để tổ chức sự kiện cao cấp. Người tổ chức phải chỉ rõ ra: sự kiện hướng đến đối tượng nào, thông điệp cần truyền tải là gì,… Họ có thể muốn giới thiệu, ra mắt một dòng sản phẩm cao cấp hoặc truyền đạt về một thương hiệu đến đối tượng là người có thu nhập tầm trung trở lên,...
2. Nguồn nhân sự cho sự kiện
Nguồn nhân lực luôn là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho các sự kiện cao cấp. Một đội ngũ nhân sự có phong cách chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong nghề sẽ giúp cho công việc tổ chức sự kiện cao cấp diễn ra thuận lợi hơn. Họ biết rõ mình cần phải làm gì và biết cách phản ứng nếu có sai sót xảy ra.
3. Hình thức của sự kiện
Quyết định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện chính là quyết định hình thức của sự kiện. Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện và số lượng khách mời, ban tổ chức sẽ quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời, vào ban ngày hoặc buổi tối. Ví dụ như buổi tiệc kỷ niệm thành lập công ty có thể tổ chức ở hội trường rộng vào buổi tối để tạo độ ấm cúng, thân mật nhưng buổi tiệc year end party có thể là ở bể bơi hoặc sân thượng, v.v.
4. Dự trù ngân sách
Tổ chức sự kiện cao cấp chắc chắn sẽ tiêu tốn kinh phí hơn so với một sự kiện đơn giản, bình thường. Phía ban tổ chức cầm nắm rõ ngân sách dùng cho sự kiện cao cấp và lên kế hoạch chi tiêu phù hợp.
II. Lên kịch bản
1. Lập kịch bản tổng quát
Người tổ chức sự kiện cao cấp cần xây dựng bảng thời gian (timeline) cho tất cả các hoạt động như thông báo, chuẩn bị, thi công, kết thúc, để sự kiện đảm bảo tiến độ và không thiếu bất kỳ khâu nào. Có thể gọi đây là kịch bản tổng quát khi tổ chức sự kiện cao cấp.
Trong quá trình lập kịch bản tổng quát, ban tổ chức cũng cần tìm kiếm những ý tưởng mới mẻ, thu hút và hấp dẫn cho sự kiện cao cấp. Một ý tưởng xuất sắc là ý tưởng thể hiện được mục tiêu của sự kiện và để lại ấn tượng sâu sắc với các khách mời tham dự.
2. Kịch bản chi tiết
Kịch bản chi tiết là phần phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận, và cho cả MC. Nhân sự đối ngoại phụ trách phần gửi giấy mời, ban hậu cần đảm nhận phần trang trí hội trường, quà tặng, phần thưởng, phía lễ tân sẽ đón tiếp khách,... Đặc biệt là ban nội dung cần chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời. Kịch bản chi tiết như thế sẽ giúp mọi người nắm rõ được công việc riêng và hỗ trợ nhau trong quá trình chuẩn bị và trong ngày diễn ra sự kiện.
3. Kế hoạch dự phòng
Một buổi sự kiện sẽ không tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn. Ban tổ chức sự kiện cao cấp nên có kế hoạch dự phòng sẵn sàng, nhất là về thiết bị, nhân sự.
III. Chuẩn bị, thi công trang trí, sắp xếp
1. Liên hệ các bên thứ ba
Ban tổ chức cần hợp tác với các bên thứ ba như công ty cung cấp âm thanh, ánh sáng, công ty tổ chức sự kiện cao cấp,... Việc liên hệ với các bên thứ ba này nên tiến hành từ sớm để đảm bảo tiến độ và chỉnh sửa lại kế hoạch nếu cần thiết.
2. Trang trí sự kiện
Phần trang trí của sự kiện chính là phần quyết định xem sự kiện có tạo ấn tượng với khách mời hay không. Hiện nay, phong cách trang trí sự kiện cao cấp phổ biến nhất chính là dùng hoa tươi, vừa tạo được ấn tượng về độ sang trọng, vừa khiến khách mời cảm thấy thoải mái, dễ chịu.
3. Tổng duyệt chương trình
Trước khi buổi sự kiện thực sự diễn ra, ban tổ chức phải tổng duyệt chương trình ít nhất là một lần để đảm bảo mọi thứ được diễn ra suôn sẻ, đúng trình tự và cũng để phát hiện những thiếu sót trong sự kiện.
Công ty tổ chức sự kiện cao cấp ở Việt Nam
Bliss Weddings & Events Việt Nam vừa giới thiệu cho các bạn về nội dung kế hoạch chi tiết để tổ chức sự kiện cao cấp. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện cao cấp, các bạn nên lưu ý đến những khâu này và tham khảo các sự kiện cao cấp từng được tổ chức tại Việt Nam.
Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian và giúp bạn giảm đi áp lực trong quá trình chuẩn bị, bạn có thể liên hệ với các công ty, đơn vị tổ chức sự kiện cao cấp tại Việt Nam. Bliss xin tự giới thiệu mình là một đơn vị có thế mạnh tổ chức những sự kiện có chủ đề riêng biệt và yêu cầu cao về mặt trang trí. Bliss Weddings & Events Việt Nam còn hỗ trợ tư vấn kịch bản chương trình và điều phối hoạt động trong ngày sự kiện. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện khai trương, kỷ niệm, tiệc cuối năm,… hãy liên hệ ngay với Bliss để được tư vấn và báo giá sớm nhất có thể.
