Quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện kỉ niệm

Tổ chức sự kiện kỉ niệm là cách để đánh dấu một chặng đường dù ngắn hay dài, là thời điểm để mọi người cùng nhìn lại quãng đường đã qua cũng như đặt ra mục tiêu để tiến về phía trước. Đây cũng là dịp để mọi người gặp gỡ, kết nối, trao đổi để củng cố mối quan hệ của mình. Cùng Bliss Events Việt Nam tìm hiểu xem quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện kỉ niệm sẽ thường diễn ra như thế nào nhé:

Lên kế hoạch tổ chức tiệc kỉ niệm

Chọn ngày giờ tổ chức

Hãy bắt đầu lên kế hoạch từ ít nhất 2-3 tháng trước ngày kỉ niệm. Vì dấu mốc kỉ niệm thành lập là cố định, bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được khoảng thời gian để bắt đầu chuẩn bị tổ chức sự kiện. Thường thường, chúng ta sẽ kỉ niệm vào đúng ngày thành lập, hoặc sớm hơn một vài ngày để không khí háo hức hơn.

Thêm nữa, hãy chú ý đến khoảng thời gian tổ chức sự kiện kỉ niệm: Nếu mọi người đều cùng một công ty, cả công ty có thể dành ra một ngày nghỉ làm và tham dự tiệc kỉ niệm. Tuy vậy, nếu thành phần tham dự đa dạng, hãy chọn ngày cuối tuần để sự kiện thu hút người tham dự.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện kỉ niệm

Tùy vào tính chất sự kiện chúng ta sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp với lễ kỉ niệm. Nếu là kỉ niệm thành lập của công ty, hãy chọn một hội trường khách sạn hoặc nhà hàng đủ lớn vì trong những năm hoạt động, công ty sẽ có rất nhiều mối quan hệ xã hội.

Sự kiện kỉ niệm 12 năm thành lập Lavender Spa tại Khách sạn Sheraton Hà Nội

Sự kiện kỉ niệm 1 năm tại Nhà hàng 6 sao sang trọng bậc nhất The Reverie Saigon

Tìm chủ đề cho buổi lễ kỉ niệm

Chủ đề tổ chức sự kiện kỉ niệm là cách tạo ấn tượng cho mọi người và thể hiện tinh thần mà ban tổ chức muốn gửi gắm. Nhiều người thường cho rằng một buổi lễ kỉ niệm không có gì đặc sắc chính là vì chủ để sự kiện không hấp dẫn được họ. Một công ty kỉ niệm một năm thành lập thì nên chọn màu sắc tươi sáng thể hiện ý chí phấn đấu, tinh thần năng động của công ty chẳng hạn.

Sự kiện kỉ niệm mang chủ đề Cleopatra – Nữ Hoàng Ai Cập

Sự kiện kỉ niệm mang chủ đề Carnival of Venice – Lễ hội hóa trang tại nước Ý

Gửi thư mời khách đến tham dự sự kiện kỉ niệm

Một khi đã lên danh sách khách mời và chọn kiểu thiệp mời, hãy nhớ gửi thiệp mời trước khi tổ chức kỉ niệm từ 4-6 tuần để khách mời sắp xếp thời gian tham dự kịp thời. Bạn có thể sẽ muốn bổ sung những thông tin liên quan như tông màu trang phục hoặc yêu cầu người khách mời phản hồi trước thời điểm nào đó.

Những thông tin thường thấy trên thiệp mời gồm có: người tổ chức, tên sự kiện (đặc biệt nhấn mạnh số năm kỉ niệm), thời gian chi tiết, địa điểm, phục trang (nếu bạn muốn mọi người sử dụng trang phục cho phù hợp với chủ đề buổi kỉ niệm), những yêu cầu riêng khác.

Thiệp mời sự kiện Lavender độc đáo được thiết kế bởi Bliss Events Việt Nam

Sự kiện được quy định trang phục Vàng – Đen – Trắng

Lên kế hoạch chọn đồ ăn và đồ uống

Tổ chức sự kiện kỉ niệm thì không thể thiếu đồ ăn uống cho khách mời được! Về vấn đề thực phẩm, hãy lên dự toán chi phí trước. Nếu sự kiện lớn, đông người tham dự, hãy chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc thuê người nấu ăn nhé. Bạn cũng cần ghi nhớ rằng mỗi người tham dự lễ kỉ niệm sẽ có khẩu vị, thói quen ăn uống khác nhau để đưa ra một thực đơn đa dạng, có đủ các loại đồ uống không cồn lẫn có cồn, chú ý đến cả những khách ăn chay hoặc bị dị ứng với loại thực phẩm nào đó.

Lên kế hoạch trang trí

Để thổi hồn cho buổi kỉ niệm, bạn phải trang trí cho sự kiện đúng với chủ đề bạn đã đặt ra trước đó. Những mục cần trang trí gồm có: sân khấu, backdrop, ảnh trưng bày, cổng chào, bàn ghế, v.v. Hãy lên kế hoạch trang trí sân khấu hoặc liên hệ ngay với các công ty chuyên trang trí sự kiện như Bliss Events Việt Nam để buổi kỉ niệm hoàn hảo hơn.

Những hạng mục cần chuẩn bị khác

Âm nhạc, người chụp hình, hậu cần, bảo vệ, v.v. đều là những việc bạn cần phải chuẩn bị cho một buổi kỉ niệm. Bạn có thể lựa chọn nhạc nhẹ, nhạc hòa tấu hoặc thuê người nổi tiếng hát nhạc live ngay tại buổi tiệc. Lựa chọn người chụp hình lưu giữ khoảnh khắc đẹp khi tổ chức sự kiện kỉ niệm cũng rất quan trọng. Bạn chắc chắn sẽ muốn thuê một người chụp hình đẹp và không làm mờ khuôn mặt của khách mời đúng không nào?

Bắt tay tổ chức sự kiện kỉ niệm ngay hôm nay

Chuẩn bị tổ chức sự kiện kỉ niệm từ sớm không bao giờ là chuyện thừa thãi cả. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với một đơn vị tổ chức sự kiện và tiệc cưới như Bliss Việt Nam ngay nhé! Ngoài tổ chức sự kiện kỉ niệm, chúng tôi còn rất nhiều dịch vụ khác cho bạn lựa chọn:

- Trang trí sự kiện, lễ hội

- Trang trí khu vực trưng bày

- Tổ chức họp báo, khai trương, trình diễn

-Tổ chức year end party, gala dinner