Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến sự thành công của một sự kiện. Hãy cân nhắc thật kỹ các yếu tố để xét xem một địa điểm có phù hợp cho chương trình hay không. Cùng tìm hiểu xem để tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh thì bạn cần lưu ý những gì để sự kiện diễn ra thuận lợi hơn nhé:
Album các sự kiện do Bliss Wedding & Events thực hiện: CLICK HERE
Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh
Lựa chọn địa điểm thuận tiện di chuyển
Bạn nên lựa chọn một địa điểm tổ chức ở trung tâm thành phố hoặc nơi nào thuận tiện cho người tham dự. Ví dụ như thành phần tham dự trong mục tiêu của bạn đa phần là sinh viên, hãy lựa chọn một địa điểm gần trường học của các bạn sinh viên ấy. Hãy khảo sát trước về địa điểm tổ chức xem giao thông khu vực đó có thuận lợi hay không. Là người tổ chức chương trình, bạn cũng nên xem xét đến vấn đề chỗ đậu xe hoặc liệu môi trường xung quanh có quá ồn ào (ví dụ như công trình đang thi công) hay không, có ảnh hưởng đến sự kiện của bạn hay không, v.v.
Địa điểm tổ chức phù hợp với yêu cầu của chương trình
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện trao đổi thân mật, gần gũi, hãy lựa chọn những nơi như hội trường trong khách sạn, phòng họp không gian nhỏ, v.v. Nếu trong chương trình của bạn có các trò chơi vận động, thể lực, bạn cần chọn một không gian thoáng đãng, đủ chỗ cho những người tham gia hoạt động thoải mái hơn. Bạn cũng nên lưu ý đến vấn đề thời tiết nếu đã lựa chọn tổ chức ở ngoài trời, đặc biệt là khi bạn tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh vào mùa mưa như hiện nay.
Đảm bảo an toàn cho khu vực diễn ra sự kiện
Một sự kiện dù nhiều hay ít người tham gia thì chúng ta vẫn luôn phải chú ý đến an toàn và bảo quản tài sản cho cả người tham dự lẫn ban tổ chức, đặc biệt là đối với sự kiện ngoài trời. Bạn nên lập kế hoạch đảm bảo an toàn và tài sản cho mọi người, có thể yêu cầu người tham dự mang theo vé mời để kiểm soát nếu có người lạ ra vào. Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên quan tâm đến sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, ngập lụt. Hãy kiểm tra lối thoát hiểm, lên kế hoạch sơ tán nếu gặp sự cố, đồng thời biết cách liên lạc với công an, bệnh viện gần nhất. Đừng bao giờ chủ quan vì mọi trường hợp đều có thể xảy ra.
Chi phí và các dịch vụ đi kèm
Trước khi ra quyết định cuối cùng để chọn địa điểm tổ chức, hãy tham khảo các nơi tổ chức sự kiện khác nhau và so sánh về cả chi phí lẫn tính phù hợp của địa điểm. Chất lượng dịch vụ cũng như giá cả là những tiêu chí quan trọng giúp bạn đưa ra đáp án cuối cùng. Nếu chọn được một nơi có giá thuê rẻ, phù hợp với ngân sách của bạn thì sẽ tiết kiệm được một phần chi phí. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu xem trong điều kiện thuê địa điểm thì bên cung cấp có đưa ra thêm các dịch vụ đi kèm như nước giải khát, phần ăn nhẹ miễn phí hoặc dàn âm thanh, ánh sáng ở địa điểm đó có ổn hay không. Tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh có lẽ sẽ dễ giúp bạn so sánh các dịch vụ và chi phí thuê địa điểm hơn vì thành phố có rất nhiều nơi cho thuê địa điểm.
Vấn đề set up trước khi diễn ra sự kiện
Thông thường, những nơi cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ cho bên thuê đến trước nửa ngày hoặc một ngày để dựng sân khấu, treo băng rôn, backdrop (phông nền), trang trí, sắp xếp bàn ghế, v.v. Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh khá là “hot” – tức là ngay trước sự kiện của bạn cũng có một sự kiện khác vừa hoàn thành thì bạn nên hỏi chi tiết về khoảng thời gian chuẩn bị này để không bị gò bó về thời gian. Bạn cũng có thể yêu cầu bên cho thuê set up chương trình cùng bạn, nếu như vậy bạn cần hỏi xem có tốn thêm chi phí gì khác không.
Công ty chuyên về tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh
Nếu bạn cảm thấy mình chưa có kinh nghiệm trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh, hãy liên hệ với Bliss Events Việt Nam – Công ty chuyên tổ chức sự kiện ở Việt Nam để được tư vấn chuyên sâu hơn nữa.
Bliss là công ty đã có kinh nghiệm dày dặn qua nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện. Từ những sự kiện quy mô nhỏ như sinh nhật người thân trong gia đình cho đến các buổi lễ thời trang, hóa trang, Bliss luôn nỗ lực hết mình để tổ chức sự kiện thành công, thường xuyên chú trọng đến tính thẩm mỹ và sức sáng tạo. Công ty luôn có các gói dịch vụ phù hợp cho từng đối tượng cùng với những ưu đãi riêng, hy vọng sẽ đem đến trải nghiệm mới cho khách hàng.
